Repenser la planification et la gestion du personnel avec l’intelligence artificielle
Par une semaine froide de janvier, dans un centre hospitalier, une équipe de planification des horaires se préparait à affronter sa lourde tâche hebdomadaire. Plus de 60 personnes s’affairaient, plongées dans un labyrinthe de tableaux Excel, pour établir manuellement les horaires de différents départements.
Au fur et à mesure que les quarts de travail s’alignaient sur les feuilles de calcul, l’urgence débordait. Un virus respiratoire virulent frappait de plein fouet, mettant le personnel et l’équipe de planification à rude épreuve. 15 employés tombèrent malades, creusant un gouffre dans l’effectif déjà tendu. Comme si cela ne suffisait pas, une tempête météorologique s’abattait sur la région, empêchant certains membres de l’équipe de rejoindre leur poste. Le planning, établi avec tant de peine une semaine auparavant, volait en éclats. Près de 50% des effectifs planifiés étaient désormais erronés.
Pendant ce temps, au port, une scène similaire se déroulait. Les équipes, arrivées tôt, attendaient le navire censé accoster d’un moment à l’autre, prêt à décharger la marchandise. Leur horaire, reçu la veille, annonçait une journée bien remplie. Mais le navire était en retard, et les équipes patientaient l’arrivée retardée de 5 longues heures.
À l’autre bout de la ville, dans une usine de fabrication de pièces automobile, l’équipe de gestion de la production se lançait dans sa tâche quotidienne de planification. Plus de 400 employés, répartis entre ingénieurs, techniciens, et opérateurs de ligne, étaient mobilisés dans un effort concerté pour orchestrer la fabrication des pièces attendues par les constructeurs. Armés de feuilles de calcul complexes et de systèmes de gestion désuets, ils tentaient de coordonner les affectations et les flux de production pour la semaine à venir.
À mesure que les préparatifs avançaient, un équipement essentiel à la chaîne de montage tombait en panne, entraînant un arrêt de production inattendu. Le plan de production, méticuleusement élaboré, venait de tomber à l’eau et cela aura un impact sur toute la chaine d’approvisionnement.
L’IA en renfort pour mieux prévoir et déployer les équipes
Nous ne sommes pas dans le domaine de la fiction, mais bien en présence d’une réalité observée au sein de nombreuses organisations. Si des logiciels de planification des employés existent déjà sur le marché, rares sont ceux capables de s’adapter pleinement aux spécificités opérationnelles de chaque entité et aux contraintes des conventions collectives.
C’est ici que l’intelligence artificielle entre en scène. Elle révolutionne la planification, l’optimisation et l’allocation de la main-d’œuvre en exploitant la puissance des données pour anticiper les facteurs internes et externes qui impactent la gestion des effectifs.
La planification prédictive par l’intelligence artificielle
L’IA utilise des algorithmes d’apprentissage automatique pour analyser les données historiques et les tendances actuelles, telles que les cycles de production, les fluctuations saisonnières et les schémas de demande. En s’appuyant sur ces informations, elle peut prédire les besoins futurs en main-d’œuvre et élaborer des plannings proactifs qui correspondent précisément aux exigences opérationnelles. Cette approche prédictive permet aux entreprises de se préparer efficacement aux périodes de forte activité, d’éviter les surcharges ou les pénuries de personnel et de maintenir un équilibre optimal entre l’offre et la demande de main-d’œuvre.
Planification et optimisation des horaires par l’IA
L’IA prend en compte une multitude de variables en un temps record pour proposer des scénarios d’horaires optimisés. Elle évalue les compétences et les qualifications des employés, leurs préférences et contraintes horaires, ainsi que les exigences légales et contractuelles, telles que les conventions collectives. En intégrant tous ces éléments, l’IA génère des plannings qui maximisent l’utilisation des ressources humaines tout en respectant les besoins individuels et les réglementations en vigueur.
Allocation dynamique des employés
Grâce à sa capacité à traiter des données en temps réel, l’IA peut réagir rapidement aux changements imprévus, tels que les absences de dernière minute, les variations de la demande ou les aléas externes comme les conditions météorologiques. Elle ajuste en continu la planification recommandée pour s’adapter aux circonstances actuelles, garantissant ainsi que les ressources sont toujours utilisées de manière optimale. Cette flexibilité permet aux entreprises de maintenir une continuité opérationnelle même en cas de perturbations, réduisant ainsi les impacts négatifs sur la production et le service client.
Un grand pas de plus vers une gestion optimisée
À l’ère de l’intelligence artificielle et des données disponibles, il est temps de repenser les processus manuels peu efficaces pour gagner en prévisibilité et en agilité. L’intelligence artificielle est en train de révolutionner la planification des horaires, apportant des solutions concrètes et innovantes aux défis rencontrés dans de multiples secteurs.
Reprenons nos exemples ci-dessus afin d’expliquer concrètement comment l’IA peut transformer la planification des horaires.
Dans un centre hospitalier, l’IA peut analyser les données historiques pour prédire les besoins en personnel en fonction des pics d’activité liés à des épidémies ou à des événements saisonniers. Cette capacité de prédiction permet une allocation proactive des ressources, assurant une couverture optimale. De plus, en cas d’absences imprévues, l’IA peut instantanément recalculer les affectations et proposer des remplacements optimaux, en tenant compte des compétences et des disponibilités de chacun. Elle peut également intégrer des prévisions météorologiques pour anticiper les retards ou les absences et ajuster en conséquence les plannings.
Dans un port, l’IA peut suivre en temps réel la position et l’heure d’arrivée estimée des navires, permettant une réaffectation dynamique des équipes en fonction des besoins réels et des compétences requises pour le déchargement. Elle peut créer des horaires flexibles qui s’adaptent aux variations de l’activité portuaire tout en prenant compte des compétences spécifiques des employés, réduisant ainsi les sur-affectations et sous-affectation des équipes et améliorant l’efficacité globale.
Dans l’exemple de l’usine de fabrication automobile, l’IA peut surveiller l’état des équipements en temps réel et prédire les pannes avant qu’elles ne surviennent, permettant une maintenance préventive et évitant les arrêts de production imprévus.
L’intelligence artificielle crée des planifications horaire qui anticipent les variations de la demande, les absences du personnel et les imprévus, proposant ainsi une couverture optimale à tout moment. Elle ajuste ces plannings en temps réel en fonction des événements imprévus, garantissant une réponse rapide et efficace aux changements. En allouant les ressources de manière optimale, en tenant compte des compétences, des préférences et des contraintes légales, l’IA maximise la satisfaction des employés et l’efficacité opérationnelle.
Airudi, partenaire de votre virage IA-RH
Chez Airudi, nous avons déjà accompagné de nombreuses organisations à relever leurs défis opérationnels et humains. Notre expertise en intelligence artificielle et en RH nous permet de proposer des solutions de pointe qui répondent aux défis complexes de gestion et de planification de la main-d’œuvre.
Nos outils innovants vous offrent la possibilité de prévoir les besoins en personnel, d’optimiser les horaires et d’adapter dynamiquement les affectations en fonction des aléas internes et externes.
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Amanda Arciero, M.Sc., CRHA
Vice-présidente aux Opérations
amanda.arciero@airudi.com
