La protection de votre vie privée est importante pour Airudi Inc. (« Airudi », « nous », « notre » ou « nos ») et c’est pourquoi nous nous préoccupons sérieusement du caractère confidentiel des renseignements personnels de nos clients, de nos employés et des utilisateurs de notre site web www.airudi.com (notre « Site Web ») et du respect des lois applicables en matière de protection des renseignements personnels.
La présente politique de confidentialité (la « Politique ») a pour objectif de vous expliquer et de décrire comment Airudi recueille, utilise et communique les renseignements personnels, le cas échéant. La Politique est conçue de manière à respecter les lois québécoises et fédérales relatives à la protection des renseignements personnels.
1. Portée de la Politique
La Politique s’applique aux renseignements personnels que nous recueillons via le Site Web. Est un « renseignement personnel » tout renseignement qui concerne une personne physique et qui permet, directement ou indirectement, de l’identifier.
La Politique s’applique également aux renseignements personnels que nous recueillons concernant les employés d’Airudi ou les candidats à un poste au sein d’Airudi.
Airudi met à la disposition de ses clients plusieurs solutions, notamment une solution de santé et sécurité au travail, une solution de recrutement augmenté et une solution de prédiction, optimisation et allocation de la main d’oeuvre (« Solutions »). À cet égard, Airudi signe des ententes contractuelles qui déterminent les responsabilités de chacune des parties à l’égard de la protection des renseignements personnels. Cette politique ne s’applique pas aux renseignements personnels qui sont communiqués via ces solutions. Chaque client est responsable d’établir sa propre politique de confidentialité.
2. Acceptation
Si vous accédez à notre Site Web vous convenez d’être lié par les modalités et conditions contenues dans la présente Politique. Si vous n’acceptez pas d’être lié par ces modalités et conditions, veuillez ne pas accéder à notre site web ni en utiliser les fonctions.
3. Modifications de la Politique
Nous mettons occasionnellement cette Politique à jour et nous nous réservons le droit de modifier le contenu de cette Politique en tout temps. Tout changement apporté apparaîtra sur notre Site Web. La date de la dernière version de cette Politique apparaît en bas de la page. Nous vous recommandons d’imprimer une copie de cette Politique pour vos dossiers et de réviser cette section de notre Site Web périodiquement.
4. Consentement
Airudi reconnaît que votre consentement à la collecte, à l’utilisation et à la communication de renseignements personnels vous concernant doit être manifeste, libre et éclairé. Votre consentement doit être donné à des fins spécifiques. En fonction de la nature et la sensibilité des renseignements personnels, votre consentement peut être explicite (un tel consentement peut être donné verbalement, par écrit ou par voie électronique) ou implicite (par exemple lorsque vous nous fournissez volontairement des renseignements personnels vous concernant).
En règle générale, Airudi sollicitera votre consentement au moment de la collecte de vos renseignements personnels, par exemple lorsque vous nous contactez par courriel ou vous appliquez pour un emploi sauf si nous y sommes tenus ou autrement autorisés en vertu de la loi.
Vous pouvez retirer votre consentement en tout temps, sous réserve des restrictions légales applicables, et de la transmission d’un préavis raisonnable. Veuillez noter que si vous choisissez de retirer votre consentement à la collecte, à l’utilisation ou à la communication de vos renseignements personnels, certaines fonctionnalités de notre Site Web pourraient ne plus vous être accessibles. Certains renseignements personnels vous concernant sont essentiels pour administrer notre relation avec vous ; nous vous en informerons si vous souhaitez retirer votre consentement à la collecte, à l’utilisation ou à la communication d’un de ces renseignements personnels.
5. Collecte de renseignements personnels
Airudi recueille uniquement les renseignements personnels vous concernant qui sont nécessaires afin d’établir, de gérer et de maintenir sa relation avec vous.
Par exemple, de façon non limitative, les renseignements personnels suivants peuvent être recueillis :
- votre prénom et nom de famille ;
- votre date de naissance ;
- votre numéro de téléphone ;
- votre adresse électronique ;
- votre adresse de protocole Internet (communément appelée « adresse IP »)
Les employés d’Airudi et les candidats pourraient voir recueilli, en plus des renseignements personnels ci-dessus, les renseignements suivants, de façon non limitative :
- historique scolaire et professionnel ;
- votre adresse résidentielle complète ;
- informations bancaires ;
- numéro d’assurance sociale ;
Airudi pourrait recueillir les renseignements personnels via le site web ou lors de vos échanges courriels, téléphoniques ou en personne avec un employé ou un représentant d’Airudi.
6. Collecte de renseignements personnels via des tiers
Généralement, nous obtenons les renseignements directement auprès de vous. Toutefois, nous pouvons également recueillir des renseignements personnels vous concernant auprès de sources extérieures, avec votre consentement ou sans votre consentement, seulement si la loi l’autorise.
7. Utilisation de vos renseignements personnels
Les fins pour lesquelles Airudi recueille vos renseignements personnels sont déterminées avant la collecte ou au moment de celle-ci. Airudi peut recueillir les renseignements personnels vous concernant pour les fins suivantes :
- vous identifier en tant qu’utilisateur de notre Site Web ;
- établir et maintenir notre relation d’affaires avec vous ;
- vous fournir de l’information sur Airudi ainsi que sur nos services susceptibles de vous intéresser ;
- améliorer notre gamme de services, y compris l’utilisation du Site Web et de nos solutions ;
- communiquer avec vous lorsque vous soumettez des questions, des commentaires, des demandes ou des suggestions ;
- traiter votre demande d’emploi ;
- prévenir les erreurs et la fraude ;
- effectuer du reciblage publicitaire sur des Sites Web partenaires ainsi que sur les réseaux sociaux ;
- répondre aux exigences de la loi.
Airudi peut également utiliser vos renseignements personnels afin de compiler des statistiques qui ne permettent pas de vous identifier. Vos renseignements personnels ne seront pas utilisés par Airudi à des fins autres que celles décrites ci-dessus, à moins d’avoir obtenu votre consentement, ou si la loi l’exige ou l’autorise.
L’accès à vos renseignements personnels au sein d’Airudi n’exige pas votre consentement, mais est strictement limité aux personnes pour qui ces renseignements sont nécessaires à l’exercice de leurs fonctions et responsabilités.
8. Communication de vos renseignements personnels
Airudi reconnaît que, sauf dans les cas et sous réserve des conditions décrits ci-après ou lorsqu’autorisé par la loi, la communication de vos renseignements personnels à des tiers requiert votre consentement.
Airudi peut partager vos renseignements personnels, sans votre consentement, avec ses mandataires, prestataires de services ou consultants qui ont besoin de ces renseignements dans le cadre de leurs prestations de service respectives.
Ces mandataires, prestataires de services et consultants garantiront par contrat qu’ils utiliseront les renseignements personnels leur ayant été communiqués uniquement pour fournir des services précis, qu’ils en respecteront le caractère confidentiel conformément à la présente Politique et que les renseignements personnels seront détruits ou retournés à Airudi à la fin de la relation d’affaires avec Airudi.
Airudi peut également, sans votre consentement, communiquer vos renseignements personnels lorsque la loi l’autorise ou l’exige, par exemple pour prévenir une fraude ou un risque de préjudice physique sérieux à toute personne. Chaque fois qu’Airudi devra divulguer des renseignements personnels vous concernant, elle s’efforcera de ne pas divulguer plus de renseignements qu’il n’est requis dans les circonstances.
Veuillez noter que vous avez le droit de savoir, sur demande, à qui vos renseignements personnels sont communiqués et des circonstances qui ont mené à leur divulgation et vous trouverez à la section 13 de la Politique les coordonnées de la personne responsable de la protection des renseignements personnels pour faire une demande en ce sens.
9. Témoins
Votre utilisation du Site Web permet à Airudi de compiler automatiquement certains renseignements concernant votre profil d’utilisateur, ce qui peut inclure l’adresse de protocole Internet (ou adresse IP) de votre ordinateur, votre zone de géolocalisation, le système d’exploitation que vous utilisez, la langue de préférence, l’identité de votre fournisseur de services Internet, la date et l’heure auxquels vous avez accédé au Site Web, le site web précédent que vous avez visité et qui vous a fourni un lien à notre Site Web, ainsi que le contenu visionné et téléchargé sur notre Site Web ou le nombre de visites.
Pour ce faire, notre Site Web, comme la plupart des sites web, utilise des témoins (ou cookies) soit de petits fichiers de données qui sont enregistrés sur votre appareil lorsque vous visitez notre Site Web. Airudi utilise ces renseignements pour adapter le Site Web à vos préférences et pour compiler des statistiques au sujet de la consultation et de l’utilisation du Site Web afin de l’améliorer.
Comme avec la plupart des navigateurs Internet, il est possible d’effacer les témoins du lecteur de disque dur de votre ordinateur, de bloquer la création de témoins ou de recevoir un avertissement avant qu’un témoin ne soit enregistré. Ce faisant, votre usage de notre Site Web peut toutefois être affecté et il se peut que vous n’ayez alors plus accès à toutes ses fonctions. Nous vous invitons à consulter les sites Ads Setting et Network Advertising Initiative ainsi que les instructions ou la section d’aide de votre navigateur pour plus d’informations sur les fichiers témoins.
10. Mesures de sécurité
Airudi a mis en place une série de mesures de sécurité visant à protéger vos renseignements personnels contre la perte ou le vol ainsi que contre toute consultation, communication, reproduction, utilisation et modification non autorisées, en tenant compte, notamment, de leur sensibilité et des fins auxquelles ils sont collectés et utilisés.
Ces mesures de sécurité incluent, notamment :
- des mesures physiques (par exemple, l’accès restreint aux bureaux pour les employés, la sauvegarde et l’archivage ponctuel des données au moyen d’un système externe, etc.) ;
- des mesures administratives ou organisationnelles (par exemple la restriction des accès à ce qui est strictement nécessaire (aussi appelé need-to-know basis), etc.)) ;
- des mesures technologiques (comme l’utilisation de mots de passe sécuritaires, l’utilisation d’un pare-feu, le chiffrement des données, l’utilisation du protocole SSL, etc.) qui sont raisonnables compte tenu de la sensibilité des renseignements personnels, de leur utilisation, de leur quantité, de leur répartition et de leur support.
Airudi s’est également engagée à prendre les mesures nécessaires pour s’assurer que tous ses employés soient informés au sujet du contenu de la Politique et renseignés sur les meilleures pratiques en matière de protection des renseignements personnels.
Toutefois, comme aucun mécanisme n’offre une sécurité sans failles, une part de risque est toujours présente. Il est d’ailleurs de votre responsabilité, si vous vous créez un compte sur notre Site Web, de protéger le caractère confidentiel de votre mot de passe et de le changer régulièrement.
11. Exactitude
Airudi reconnaît qu’il est important que les renseignements personnels soient exacts, complets et à jour, et elle prend des mesures raisonnables afin de s’assurer de l’exactitude et de l’exhaustivité des renseignements qu’elle utilise ou communique.
Toutefois, il vous incombe d’informer Airudi de tout changement significatif relativement à vos renseignements personnels qui pourraient survenir et de vous assurer que tous les renseignements personnels dans votre compte ou votre dossier d’employé sont exacts, en apportant directement les modifications pertinentes dans votre compte lorsque possible ou en nous contactant directement.
12. Conservation des renseignements personnels
Airudi ne conserve les renseignements personnels que pour la durée nécessaire aux fins prévues lors de la collecte et pour nous conformer à nos obligations légales et réglementaires. Lorsque les objets de la collecte sont accomplis, Airudi détruit vos renseignements personnels. Si vous avez de plus amples questions sur la durée pendant laquelle nous conservons vos renseignements personnels, vous pouvez communiquer avec nous aux coordonnées indiquées dans la section 13 de la présente Politique.
13. Demandes d’accès et de rectification
Toutes les questions ou préoccupations concernant la Politique ou à propos de la collecte, de l’utilisation ou de la communication de vos renseignements personnels, incluant les demandes d’accès ou de rectification, doivent être formulées par écrit et adressées au responsable de la protection des renseignements personnels :
M. Foutse Khomh
Chef de l’intelligence artificielle et de la technologie
6600, Rue Saint-Urbain, suite 504
Montréal (Qc) H2S 3G6
Canada
privacy@airudi.com
Vous avez le droit de demander de consulter et d’avoir accès aux renseignements personnels qui sont recueillis à votre sujet par Airudi. Veuillez noter que les demandes relatives à l’exercice des droits faites par les utilisateurs ultimes des Solutions doivent être adressées au responsable de la protection des renseignements personnels de chaque client. Nous ne répondons pas à ces demandes, car nous limitons l’utilisation des Renseignements personnels qui nous sont transmis par nos clients à ce qui est nécessaire pour exécuter le contrat. Les modifications que vous pouvez directement apporter à votre compte sont sous la responsabilité de chaque client.
Nous vous communiquerons vos renseignements personnels, lorsque collectés électroniquement, dans un format technologique structuré et couramment utilisé. Vous pouvez également demander que vos renseignements personnels soient rectifiés s’ils sont inexacts, incomplets ou équivoques, ou si leur collecte, leur communication ou leur conservation n’est pas autorisée par la loi.
Airudi répondra à toute demande d’accès ou de rectification avec diligence dans les 30 jours de la date de la réception de la demande écrite. En cas de refus de fournir ou corriger les renseignements, Airudi vous fournira les motifs au soutien de son refus et les articles de la loi applicable qui soutiennent son refus, sous réserve des restrictions prévues dans la loi, et nous vous informerons de vos recours.
Si Airudi refuse de rectifier vos renseignements personnels, nous vous permettrons de verser par écrit à votre dossier des commentaires eu égard aux renseignements personnels ayant fait l’objet du refus de rectification. Airudi conservera également les renseignements personnels ayant été l’objet d’une demande d’accès aussi longtemps que nécessaire pour vous permettre d’épuiser les recours prévus par la loi.
Politique en vigueur le 16 octobre 2023.
