Si le télétravail a d’abord été imposé obligatoirement par le gouvernement au cours des deux dernières années, force est de constater que ce mode de travail est bel et bien installé pour de bon.
Dans un avenir postpandémique, les gens sont nombreux à vouloir continuer le télétravail en permanence. Un désir qui contraste avec celui les intentions des organisations. Un sondage mené par l’Ordre des conseillers en ressources humaines agréés (CRHA) révèle que 38% des travailleurs sondés souhaitent poursuivre le télétravail à temps plein alors que seulement 1% des organisations compte l’implanter à long terme.
Le sondage relève également que l’environnement de travail à la maison favorise une plus grande flexibilité, un environnement plus sécuritaire et sain ainsi qu’un accès suffisant à l’information. Tout n’est pas rose, car en contrepartie on constate que la culture organisationnelle est moins forte et présente et qu’il y a un risque de diminution du sentiment d’appartenance envers l’équipe. Les ajustements à prévoir sont donc considérables, mais ils valent certainement la peine d’être analysés sous la loupe.
Réussir son virage en télétravail en permanence
Si votre entreprise a la capacité d’offrir le télétravail en permanence, sachez que cette transition à long terme est favorable sur de nombreux plans, notamment le recrutement. On le sait, le recrutement dans le contexte actuel est un défi majeur pour bon nombre d’entreprises. La bonne nouvelle, c’est que l’implémentation du télétravail en permanence peut vous aider à tirer votre épingle du jeu. Dans un premier temps, vous répondrez à une demande grandissante de la part des travailleurs et dans un deuxième temps vous pourrez élargir votre bassin de talents permettant ainsi de recruter dans d’autres villes, provinces et même pays.
Cela étant dit, réussir votre virage pour concevoir une structure de travail à distance efficace comporte toutefois quelques éléments clés à mettre en place au diapason avec vos équipes.
1. Favoriser une meilleure productivité à distance
Le télétravail est-il un obstacle à la productivité? Les deux dernières années nous auront appris qu’elle demeure similaire. D’abord parce que certaines activités s’exécutent mieux en solo. Ensuite, en télétravail, on évite certaines pertes de temps, par exemple le temps lié au transport. On va se le dire, personne ne s’ennuie des embouteillages à l’heure de pointe!
Pour assurer la productivité à distance, cela exige tout de même une planification rigoureuse et de la discipline. Le principal avantage, c’est que les tâches à accomplir peuvent être plus flexibles sur les heures de la journée. Nous ne sommes pas tous productifs de 8h à 17h. Fractionner les temps de la journée où nous sommes davantage productifs permet à la fois plus d’efficacité et de lassitude.
De nombreux outils de gestion de projets sont à votre disposition comme Asana, Nutcache, Wrike, pour n’en nommer que quelques-uns. Ces outils permettent de planifier, de faire le suivi des tâches et des projets de façon très efficace et de favoriser une meilleure collaboration entre les membres d’une équipe.
Évidemment, si chacun commence à établir ses propres horaires de travail, cela peut devenir difficile à gérer, transformant un avantage pour l’employé en désavantage pour l’organisation. Il est donc recommandé de prévoir une politique détaillant comment le temps de travail sera géré tout en permettant de la flexibilité.
2. Renforcer la cohésion des équipes
Le travail à distance réduit significativement les liens entre les gens. Encore une fois, grâce aux technologies d’aujourd’hui, il existe une panoplie d’outils nous permettant de rester connectés comme Skype ou Microsoft Teams. Ainsi, dans un contexte de télétravail, il importe de ne pas diminuer la fréquence des contacts. Si vous avez l’habitude de tenir des réunions, continuez à le faire sans tomber dans la réunionite. Il est important de tenir vos équipes au courant de ce qui se passe dans l’entreprise, de les mobiliser, de les impliquer afin d’éviter le sentiment d’exclusion.
Le fait de travailler à distance n’empêche en rien d’organiser des activités hors des heures de travail. Que ce soit une activité sportive, une activité de team bulding, un atelier ou un repas au restaurant si le contexte sanitaire le permet, il est important de maintenir des activités permettant de réunir l’équipe de façon régulière. En plus, faire des activités et des sorties qui n’ont rien à voir avec le travail permet de créer davantage de liens entre les gens. C’est à ajouter à l’agenda!
3. L’intégration des nouvelles personnes à distance
Le fait de travailler à distance amène un changement dans les pratiques. L’intégration d’une nouvelle personne se fait donc différemment vu l’absence de la présence et de l’accompagnement physique. Afin de bien préparer votre nouvelle recrue, la première étape est de créer une trousse d’intégration numérique. Vous vous assurez que la personne sera prête à être en poste dès le premier jour et qu’elle aura déjà des repères. Cette trousse devrait inclure, entre autres, les documents à remplir et à signer, le manuel de l’employé, les politiques de l’entreprise, les coordonnées des personnes à joindre, les accès et mots de passe pour les logiciels requis et le matériel informatique déjà préalablement configuré.
D’abord accueillie par le gestionnaire, la nouvelle personne pourra ensuite rencontrer l’équipe à distance, en groupe ou de façon individuelle. Afin de faciliter son intégration, elle pourra être jumelée à une personne spécifique qui sera responsable de l’accompagner et de la former. Établir un plan et un calendrier de formation efficace permettra de bien se familiariser avec son rôle, de faire de nouveaux apprentissages et d’exercer ses compétences.
Enfin, un suivi étroit avec le gestionnaire est particulièrement important au cours des deux premières semaines. C’est l’occasion d’échanger, de récolter du feedback et de s’assurer que la personne vit une expérience positive depuis son arrivée. Une bonne intégration est une étape cruciale. Elle contribue à augmenter le taux de rétention et à développer rapidement un sentiment de compétence et d’appartenance.
4. L’évaluation de la performance
La confiance est l’élément clé lorsqu’on travaille à distance. Même si vous ne pouvez pas voir ce que les gens font concrètement, vous pouvez leur confier des tâches et vérifier leur travail comme vous l’avez toujours fait et suivre les résultats. Bien que les outils de surveillance existent et qu’on puisse légalement s’en servir pour suivre directement ce que fait un employé sur son ordinateur, cette pratique demeure déconseillée, car elle ne contribue pas à bâtir un climat de confiance.
Il est important de maintenir une proximité en organisant des rencontres un à un pour faire le suivi avec chacune des personnes de l’organisation. Pas seulement pour faire le suivi du travail en cours, mais également pour échanger et valider que la personne se porte bien et ne se sente pas isolée. Soyez à l’écoute, sondez son état d’esprit et donnez-lui ce dont elle a besoin.
Chez Airudi, nous avons développé un outil d’évaluation de la performance. Celui-ci permet au gestionnaire de fixer des objectifs, de suivre la performance et aussi de mesurer le pouls organisationnel en temps réel grâce à l’intelligence artificielle. Pour favoriser une meilleure communication, il permet également de donner du feedback continu en temps réel à son employé. Inversement, l’employé peut donner son feedback et exprimer comment il se sent dans l’organisation.
5. La santé et la sécurité au travail
En matière de santé et sécurité au travail, c’est l’employeur qui demeure responsable que l’employé travaille à partir de son domicile ou non. Il est donc nécessaire de vérifier que la personne a tout ce dont elle a besoin en termes d’équipement de travail et que sa station de travail est ergonomique.
À défaut de visiter les résidences personnelles des gens, ce qui peut être intrusif, il est possible d’envoyer des photos et vidéos qui pourront être soumises à une analyse par un service d’ergonomie. Au besoin, des recommandations sur l’ajustement du poste pourraient être faites. Ensuite, des formations sur la santé et la sécurité au travail incluant la santé mentale pourraient être offertes aux équipes, assurant ainsi une prévention. Dans tous les cas, un plan doit être mis en place pour assurer le volet santé et sécurité dans un contexte de télétravail.
Le constat est clair, les organisations qui pourront adopter le télétravail en permanence pourront tirer leur épingle du jeu en termes de flexibilité et de conciliation travail-famille et ainsi améliorer leur effort de recrutement. Chez Airudi, nous sommes des spécialistes en RH et en technologie de pointe. Nous avons développé des outils propulsés par l’intelligence artificielle qui peuvent vous aider à entreprendre votre virage en télétravail, que ce soit au niveau de l’évaluation de la performance, de la santé et sécurité au travail ou du recrutement, nous saurons vous aider à relever vos défis et rendre vos organisations plus performantes.
Pape Wade M.Sc.
Cofondateur et CEO
pape.wade@airudi.com
Amanda Arciero, M.Sc., CRHA
Vice-présidente aux Opérations
amanda.arciero@airudi.com
